Архівний відділ Чернівецької РВА: «Перевіряння наявності погосподарських книг, книг реєстрації нотаріальних дій та справ з кадрових питань у територіальних громадах на контролі архівістів»
Архівний відділ Чернівецької районної державної (військової) адміністрації реалізує державну політику у сфері архівної справи та діловодства і забезпечує зберігання, облік та охорону документів Національного архівного фонду, створених установами та організаціями на території Чернівецького району. Відділ функціонує у складі шести віддалених робочих місць, які обслуговують території відповідних територіальних громад.
Станом на січень 2024 року по віддалених робочих місцях зберігається в м.Кіцмань 156 фондів загальною кількістю 39 тис.271 справи, м.Герца 83 фонди кількістю 11 тис.841 справи, с-ще Глибока 154 фонди кількістю 23 тис.057 справ, м.Заставна 150 фондів кількістю 31 тис.890 справ, м.Новоселиця 172 фонди кількістю 40 тис. 885 справ, м.Сторожинець 260 фондів кількістю 46 тис. 514 справ.
Юридичні особи всіх форм власності, що діють на території району, у діяльності яких створюються документи НАФ, у т. ч. сільські, селищні, міські, а також районні (районні у містах) ради, та їхні виконавчі органи, є джерелами комплектування архівного відділу райдержадміністрації. Після завершення граничних строків зберігання документи НАФ з архівного відділу райдержадміністрації передаються на постійне зберігання до державного архіву Черніецької області.
У процесі адміністративно-територіальної реформи у Чернівецькому районі утворилося 32 територіальні громади та Чернівецька міська громада, які створюють та забезпечують тимчасове зберігання такого виду документів, як погосподарські (домові) книги, нотаріальні реєстри та справи з кадрових питань. Належна організація діяльності новостворених громадах в значній мірі залежить від їх документаційного забезпечення, а отже потребує невідкладної організації служб діловодства як структурних підрозділів їх виконавчих органів. Разом із цим, набуває особливої значущості питання забезпечення збереженості документів, утворених у діяльності припинених і новостворених громад, що вимагає заснування архівних підрозділів (архівів) у сільських, селищних, міських радах новоутворених територіальних громад і їхніх виконавчих органах.
У Чернівецькому районі в кожній територіальній громаді створено архівні підрозділи, які забезпечують належну організацію ведення діловодства та архівної справи. Наразі проводиться налагодження їх взаємодії з архівним відділом райдержадміністрації (віддаленими робочими місцями відділу) для сприяння проведенню якісної експертизи цінності та забезпеченню збереженості документів Національного архівного фонду, документів з кадрових питань (особового складу) місцевих рад і їхніх виконавчих органів розформованих територіальних громад. Через це, архівним відділом розпочата робота по суцільному перевірянні наявності таких книг у територіальних громадах Чернівецького району. На громади розіслано листи з рекомендаціями та роз`ясненнями щодо подання відповідних даних до архіву для державного обліку.
Погосподарська книга є формою обліку сільського населення, його житла та особистого підсобного господарства, що передбачений для накопичення відомостей, які збирають сільські, селищні, міські ради територіальних громад по кожному з розташованих на їхній території населених пунктів і які є необхідними для проведення державних статистичних спостережень.
До інформації, що міститься у погосподарських книгах, звертаються користувачі під час генеалогічних досліджень. Тому перевірити погосподарські книги, що зберігаються у територіальних громадах та отримати достовірні відомості стосовно їх наявності на сьогодні є основною метою цього процесу, який проводиться в усіх територіальних громадах нашого району. Теж саме стосується книг з нотаріальних дій та кадрових питань, до яких громадяни неодноразово звертаються для наведення необхідної інформації.
